Συμβουλές για επιτυχημένη Συνοδευτική Επιστολή

Ως Συνοδευτική ορίζεται η επιστολή που συνοδεύει και προηγείται του βιογραφικού σημειώματος. Έχει πιο προσωπικό χαρακτήρα καθώς απευθύνεται σε κάποιο συγκεκριμένο πρόσωπο, ενώ με αυτήν συνδέετε την εκπαιδευτική και επαγγελματική σας κατάρτιση με συγκεκριμένες αρμοδιότητες της θέσης εργασίας που διεκδικείτε.

Η Συνοδευτική Επιστολή αποτελεί την πρώτη επαφή εργοδότη-εργαζόμενου, και για τον λόγο αυτό θα πρέπει να χαρακτηρίζεται από επαγγελματισμό.

Στόχος μιας Συνοδευτικής Επιστολής (Cover Letter) είναι:

– Να προκαλέσει το ενδιαφέρον του εργοδότη, ώστε να διαβάσει το Βιογραφικό σας Σημείωμα.
– Να σας δώσει τη δυνατότητα να συστηθείτε στον εργοδότη.
– Να μπορέσετε να τονίσετε σημαντικά στοιχεία του Βιογραφικού σας με απλό και σύντομο τρόπο.
– Να δώσετε λόγους στον αξιολογητή σχετικά με το εάν ταιριάζει αυτή η θέση αλλά και η συνολική εικόνα της εταιρείας σε εσάς.
– Να μάθει ο αξιολογητής για ποιους λόγους ενδιαφέρεστε να δουλέψετε στη συγκεκριμένη εταιρεία.
– Να εστιάσετε στις ικανότητες και τα προσόντα σας που είναι απαραίτητα για αυτή τη θέση.
– Να δώσετε έμφαση στο τρόπο με τον οποίο μπορείτε να συνεισφέρετε στην εταιρεία.

Συνοδευτικές Επιστολές μπορούν να χρησιμοποιηθούν για αρκετές χρήσεις. Κυρίως, όσοι αναζητούν εργασία συχνά στέλνουν επιστολές μαζί με το βιογραφικό τους ή για την εφαρμογή απασχόλησής τους ως μέσο εισαγωγής σε πιθανούς εργοδότες. Συγκεκριμένα, οι γενικοί τύποι συνοδευτικών επιστολών χωρίζονται στις εξής κατηγορίες:

– Επιστολή αίτησης (αναφέρεται σε αίτηση για μια συγκεκριμένη θέση εργασίας που ισχύει τώρα)
– Συνοδευτική επιστολή παραπομπής (στην οποία αναφέρεται το όνομα ενός προσώπου σε μια εργασία)
– Επιστολή ενδιαφέροντος/Επιστολή-αναζήτηση (όπου ζητείται να πληροφορηθεί ο ενδιαφερόμενος για τις πιθανές θέσεις εργασίας σε μια εταιρεία)
– Επιστολή δικτύωσης (οι ενδιαφερόμενοι ζητούν συμβουλές αναζήτησης εργασίας και βοήθεια)
– Επιστολές για μεταπτυχιακά προγράμματα MBA

Προτού προχωρήσετε στη σύνταξη της συνοδευτικής επιστολής σας θα πρέπει να έχετε απαντήσει σε βασικά ερωτήματα όσον αφορά στην εταιρεία και τη θέση εργασίας, όπως ποιο είναι το πλήρες όνομα της εταιρείας αλλά και του προσώπου στο οποίο απευθύνεστε, ποιος είναι ο τίτλος, ο τύπος ή το επίπεδο της θέσης εργασίας για την οποία κάνετε αίτηση, ποιες οι δεξιότητές σας και γιατί δεν χρησιμοποιούνται αρκετά στον τρέχοντα ρόλο σας. Με τον τρόπο αυτό θα καταφέρετε να εξηγήσετε γιατί σας ενδιαφέρει να αφήσετε την θέση που ενδεχομένως να κατέχετε τώρα (χώρος για πρόοδο, εκμάθηση νέων δεξιοτήτων κλπ). Ακόμη, θα πρέπει να αναφερθείτε στην πιθανή σημερινή σας εργασία ή εκπαιδευτική θέση, να κάνετε μια γενική περιγραφή των εμπειριών/επιτευγμάτων σας με το οποίο σας ενδιαφέρει να ασχοληθείτε, στις ικανότητές σας και, τέλος, στον τρόπο με τον οποίο θα βοηθήσετε την εταιρεία όπου αιτήστε να εξελιχθεί.

Στην επιστολή θα πρέπει να επιδείξετε ενεργό ενδιαφέρον για τη θέση ή την εταιρεία, χωρίς υπερβολική ανυπομονησία, ενώ θα πρέπει να διαφαίνεται ο ευγενικός χαρακτήρας της, χωρίς υπερβολές που μπορεί να οδηγήσουν σε αντίθετα αποτελέσματα! Επίσης, καλό είναι να κρατάτε αρχείο με αντίγραφα των συνοδευτικών επιστολών με τα βιογραφικά που έχετε στείλει στις αντίστοιχες θέσεις εργασίας, και να μην μεταφέρετε αυτούσια τμήματα του βιογραφικού σας σημειώματος στην επιστολή.

Η εικόνα και η δομή της συνοδευτικής επιστολής

Η έκταση της συνοδευτικής επιστολής σας δεν θα πρέπει να υπερβαίνει μια σελίδα Α4 με τη διάρθρωση μιας κανονικής επιστολής. Με άλλα λόγια, πάνω αριστερά πρέπει να αναφέρεται το όνομα του παραλήπτη, της εταιρείας και η διεύθυνσή της, πάνω δεξιά το όνομα του αποστολέα, τη διεύθυνσή του και μια σειρά πιο κάτω την ημερομηνία αποστολής.

Φροντίζετε πάντα η επιστολή να απευθύνεται σε κάποιο συγκεκριμένο πρόσωπο της εταιρείας. Καλό θα είναι να δομείται σε 3 παραγράφους χρησιμοποιώντας γραμματοσειρά Times New Roman ή Arial και μέγεθος 10-12 pt. Το ύφος της επιστολής θα πρέπει να είναι απλό προσωπικό και ταυτόχρονα επαγγελματικό.

Το περιεχόμενο της επιστολής δομείται συνήθως ως εξής:

i. ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Η εισαγωγή πρέπει να είναι σχετικά μικρή (2-3 σειρές). Εδώ αναφέρεστε στη θέση για την οποία ενδιαφέρεστε και στον τρόπο με τον οποίο μάθατε γι’ αυτήν (αγγελία, διαδίκτυο κλπ), σε τυχόν προσωπικές επαφές που έχετε από την εταιρεία και τέλος στα τα προσόντα που διαθέτετε σχετικά με την θέση.

ii. ΚΟΡΜΟΣ

Στο σημείο αυτό μιλήστε περισσότερο και πιο ειδικευμένα για τις ικανότητές σας και εξηγείστε τυχόν δυσνόητα σημεία του βιογραφικού σας. Επίσης αναφέρετε το πώς μπορείτε να συμβάλλετε στην επίτευξη των στόχων της εταιρείας και τα στοιχεία της προσωπικότητάς σας, και δείξτε πως έχετε συγκεντρώσει γενικά αρκετές πληροφορίες σχετικά με την εταιρεία. Αν υπάρχουν ειδικά πράγματα που πρέπει να σημειωθούν, όπως ημερομηνία διαθεσιμότητας κ.ά., μπορούν να συμπεριληφθούν σε αυτή την ενότητα.

iii. ΚΛΕΙΣΙΜΟ

Η τελευταία παράγραφος είναι το κλείσιμο της συνοδευτικής επιστολής, όπου στην ουσία ζητάτε από τον πιθανό εργοδότη ραντεβού για συνέντευξη. Ιδιαίτερη σημασία έχει η αναφορά σας στον τρόπο με τον οποίο θα κάνετε follow-up, θα κρατήσετε επαφή δηλαδή με την εταιρεία, είτε δηλώνοντας πως θα επικοινωνήσετε τηλεφωνικά είτε υποδεικνύοντας οποιονδήποτε άλλο τρόπο. Επιπλέον, συμπεριλαμβάνετε πληροφορίες για το πότε και το που μπορεί ο εργοδότης να επικοινωνήσει μαζί σας. Στο τελευταίο μέρος κάνετε μια αναφορά στο βιογραφικό που εσωκλείετε και ευχαριστείτε το πρόσωπο στο οποίο απευθύνεστε για τον χρόνο που διέθεσε για την ανάγνωση της επιστολής σας(π.χ. “Ευχαριστώ εκ των προτέρων για τον χρόνο σας” κλπ).

Μετά το κλείσιμο απαραίτητος είναι ένας χαιρετισμός (π.χ. “Φιλικά”, “Με εκτίμηση”, “Με τιμή” κλπ) και στη συνέχεια η υπογραφή σας.

Do’s & Don’ts

– Χρησιμοποιείστε απλή αλλά επαγγελματική γλώσσα και φροντίστε να είστε αρκετά συγκεκριμένοι.
– Να είστε ακριβείς και ξεκάθαροι αναφορικά στον λόγο αποστολής της συνοδευτικής επιστολής.
– Χρησιμοποιείστε το δικό σας ύφος και αναδείξτε την προσωπικότητά σας.
– Δείξτε πως γνωρίζετε πληροφορίες για την εταιρεία.
– Δείξτε πως διαφοροποιείστε από τους άλλους υποψηφίους.
– Χρησιμοποιείστε ενεργητική φωνή και ρήματα.
– Προσπαθήστε να απαντήσετε στη συνηθισμένη ερώτηση του εργοδότη “Γιατί να σε προσλάβω;”.

– Μην χρησιμοποιείτε bullets αλλά οργανώστε την επιστολή σας σε παραγράφους.
– Δεν θα πρέπει να τονίσετε τι μπορεί να κάνει η εταιρεία για εσάς, αλλά εσείς για την εταιρεία.
– Αποφύγετε μια βαρετή και τυπική εισαγωγή.
– Μην αναφέρεστε σε μισθολογικές απαιτήσεις.
– Μη δείχνετε απεγνωσμένοι για απασχόληση σε οποιαδήποτε θέση.
– Μη χρησιμοποιείτε πρώτο ενικό πρόσωπο στην αρχή κάθε πρότασης.
– Μη βασίζεστε στον εργοδότη να επικοινωνήσει μαζί σας. Αναλάβετε πρωτοβουλία.
– Μην αποστείλετε την ίδια συνοδευτική αποστολή σε όλες τις εταιρείες.
– Αποφύγετε τους πλεονασμούς ή τις κλισέ εκφράσεις.

apofoitos.com

Διαβάστε Επίσης  Legal Officer @ Médecins Sans Frontières (MSF) / Athens - Greece

There are no comments

Join the conversation

Η ηλ. διεύθυνσή σας δεν δημοσιεύεται. Τα υποχρεωτικά πεδία σημειώνονται με *

*


error: Content is protected !!