HR-Finance & Logistics Officer (Part Time) – SAMS Ελλάς | Αθήνα

Job Description | Περιγραφή θέσης

BACKGROUND

Η SAMS Ελλάς αποτελεί το ελληνικό τμήμα της SAMS Foundation (Syrian American Medical Society), της διεθνούς ιατρικής Οργάνωσης που εργάζεται στην πρώτη γραμμή κρίσεων, βελτιώνοντας και σώζοντας ζωές σε χώρες που η δημόσια υγεία χρήζει ενίσχυσης (Ιράκ, Λίβανος, Ιορδανία, Τουρκία, Ουκρανία κά).

Από το 2015, η SAMS Ελλάς παρέχει υγειονομική κάλυψη, εξειδικευμένες υπηρεσίες Παιδιατρικής, Γυναικολογίας, Γενικής Παθολογίας και αποστολές Οδοντιατρικής και Οφθαλμολογίας στα νησιά του Αιγαίου, τη Θεσσαλονίκη, τη Βοιωτία και την Αττική. Πρεσβεύουμε την ολοκληρωμένη προσέγγιση ιατροφαρμακευτικής περίθαλψης με Τακτικά Ιατρεία, κάλυψη πρωτοβάθμιας υγείας, εκπαιδευτικά προγράμματα, ενίσχυση της ένταξης του παιδικού πληθυσμού στις Δημόσιες Ελληνικές Δομές Εκπαίδευσης, προγράμματα θεραπείας μέσω της τέχνης κά.

Υπό την έγκριση του Υπουργείου Μετανάστευσης & Ασύλου, του Υπουργείου Υγείας και σε συνεργασία με άλλους Φορείς της Κοινωνίας των Πολιτών, η SAMS (ενταγμένη στα Μητρώα των Υπουργείων) από τον Σεπτέμβριο του 2020 εστιάζει σε όλο τον πληθυσμο (ομάδες προσφύγων & μεταναστών, Ελληνίδων/Ελλήνων χαμηλού εισοδήματος και Κοινοτήτων (LGBTQI+, Ρομά, άτομα σε αστεγία κά) με τις ειδικότητες Παιδιατρικής, Γυναικολογίας και Γενικής Παθολογίας με οριζόντιο πλάνο δράσης μέσω του Προγράμματος Κινητής Ιατρικής – Παραϊατρικής Ομάδας (ΚΙΟ) και του Προγράμματος Ψυχικής & Κοινωνικής Υποστήριξης “MHPSS Umbrella”.

ΠΕΔΙΟ ΔΡΑΣΕΩΝ

Η SAMS αναζητά μία/έναν επαγγελματία ανθρωπιστικής υποστήριξης για να εργαστεί στον ρόλο της/του HR-Finance & Logistics Officer (Υπάλληλος Ανθρώπινου Δυναμικού-Οικονομικών & Εφοδιασμού) στο Γραφείο της Οργάνωσης

Υπό σταθερή επίβλεψη και στενή συνεργασία με το Διοικητικό Προσωπικό της SAMS, η θέση αυτή συνδράμει στο πλαίσιο υλοποίησης Προγραμμάτων, παρέχοντας τη δυνατότητα στην Οργάνωση να συνεχίζει ενεργά την ολοκληρωμένη φροντίδα σε απαιτητικές συνθήκες.

→ Η αποστολή βιογραφικών πραγματοποιείται στην αγγλική γλώσσα στη διεύθυνση greece-hr@sams-usa.net με θέμα “HR-Fin-Log Officer” ως την Πέμπτη 10.05.2025.

ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ

HR – Καθήκοντα Ανθρώπινου Δυναμικού

• Προσλήψεις, όταν είναι αναγκαίο για τα Προγράμματα της Οργάνωσης
• Πραγματοποίηση μισθοδοσίας σε μηνιαία βάση (Timesheets-Payroll)
• Ανανέωση του Tracker αδειών του Προσωπικού
• Αξιολογήσεις Προσωπικού σε ετήσια βάση
• Διαχείριση παραπόνων
• Ανανέωση πρότυπων επιχειρησιακών διαδικασιών (ΠΕΔ/SOPs) και οδηγιών ορθής λειτουργίας Οργάνωσης
• Διαχείριση & ανανέωση συμβάσεων Προσωπικού
• Συλλογή εγγράφων και επικαιροποίηση εγγραφής της Οργάνωσης και των μελών της στη πλατφόρμα Μητρώου ΜΚΟ του Υπ. Μ&Α

Καθήκοντα αναφορικά με τα logistics

• Παρακολούθηση της αποθήκης και των φαρμάκων σε συνεργασία με τον Συντονιστή Ομάδας Πεδίου και το Νοσηλευτικό Προσωπικό
• Διαδικασία αγορών προμηθειών (bidding, PRs, POs, κά.)
• Διαχείριση συμβολαίων-συμβάσεων με προμηθεύτριες εταιρείες και άλλες συνεργασίες
• Παρακολούθηση φύλλων καταγραφής διαδρομών οχημάτων (Vehicle logs)
• Ετήσια επικαιροποίηση της εγγραφής της Οργάνωσης στο Μητρώο Ελληνικών & Ξένων ΜΚΟ του Υπ. Μ&Α
• Περάτωση της εγγραφής και των επικαιροποιήσεων της Οργάνωσης στα Υπουργικά Μητρώα
• Μεταβολές Καταστατικών και Πιστοποιητικών ΓΕΜΗ όποτε αυτό ζητείται από τους Φορείς
• Προετοιμασία και επικαιροποίηση της λίστας προμηθευτριών εταιρειών της SAMS και διενέργεια ελέγχου αξιοπιστίας αυτών

Οικονομικά καθήκοντα

1. Συμφωνία μηνιαίου ισοζυγίου και γενικού καθολικού
2. Συμφωνία τραπεζικών λογαριασμών της SAMS Ελλάς σε μηνιαία βάση
3. Μηνιαίο data entry σε εσωτερικά αρχεία καταγραφής συναλλαγών Οικονομικών της Οργάνωσης (Transaction log sheet) και αρχειοθέτηση των εγγράφων σε μορφή έντυπη και μη
4. Μηνιαίο data entry στο σύστημα Deltek το οποίο χρησιμοποιεί η SAMS (AP, CR, JE, Manual checks)
5. Ημερήσιες τραπεζικές καταθέσεις και συναλλαγές και καθημερινή προώθηση των σχετικών καταθετηρίων/αποδεικτικών πληρωμής
6. Προετοιμασία μεταφοράς χρημάτων, υπολογισμός σταθμισμένης ισοτιμίας  και σχετικών αιτημάτων από το Γραφείο της Ελλάδας στα Κεντρικά Γραφεία
7. Μηνιαίες προβλέψεις για την παρακολούθηση του προϋπολογισμού
8. Διαχείριση του Ελληνικού Τραπεζικού Λογαριασμού της SAMS Ελλάς: υποβολή εγγράφων, παρουσία σε απαραίτητες συναντήσεις για τη διαχείριση του λογαριασμού, πραγματοποίηση επικαιροποιήσεων ή/και τροποποιήσεων που απαιτούνται
9. Διαχείριση ελληνικού Λογαριασμού Paypal και εβδομαδιαία παρακολούθηση αυτού
10. Φυσική παρουσία και ενίσχυση πριν και κατά τη διάρκεια ελέγχων Εθνικής Αρχής Διαφάνειας, επαναπιστοποίησης ISO κ.ά.

ΠΡΟΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΑ

• Πτυχίο Λογιστικής
• Υψηλή ικανότητα εργασίας, χρήσης, συγγραφής και γραπτού λόγου σε Ελληνικά και Αγγλικά είναι προσόντα υποχρεωτικά
• Προϋπηρεσία τουλάχιστον 3 ετών σε αντίστοιχη θέση σε ΜΚΟ, Ιδρύματα, κά.
• Προσωπικές ιδιότητες: ευγένεια, προσαρμοστικότητα, ευελιξία, επαγγελματισμός, αίσθηση ομαδικότητας, ικανότητες διαχείρισης της εργασιακής πίεσης, αίσθηση προσωπικής ακεραιότητας
• Κατανόηση και μελέτη του σκοπού και των προσεγγίσεων της Οργάνωσης
• Υψηλή ευχέρεια του λογισμικού Deltek, των MS Office, Google Drive, Video Conferencing Applications κά.

ΤΟ ΕΠΙΘΥΜΗΤΟ ΠΡΟΦΙΛ ΕΝΔΕΧΕΤΑΙ ΝΑ ΕΧΕΙ ΕΝΑ Ή ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΑ ΑΠΟ ΤΑ ΠΑΡΑΚΑΤΩ

• Ευρύτερη εμπειρία σε Διεθνείς Οργανισμούς ή/και ΜΚΟ
• Μεταπτυχιακές σπουδές σε συναφές αντικείμενο

ΑΛΛΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ

• Η SAMS Ελλάς πρεσβεύει τις ίσες εργασιακές ευκαιρίες. Τα υποψήφια άτομα χρήζουν ίδιας μεταχείρισης ανεξαρτήτως φύλου, ηλικίας, αναπηρίας, καταγωγής, σεξουαλικού προσανατολισμού, θρησκείας ή πεποιθήσεων.
• Οι προκλήσεις του ρόλου αντιμετωπίζονται από την Οργάνωση με υλικοτεχνική υποστήριξη, Οδηγίες και Πρωτόκολλα (SOPs).
• Οι επικρατέστερες/-οι υποψήφιες/-οι θα ενημερωθούν μέσω ηλεκτρονικής αλληλογραφίας.